Chi hỗ trợ tiền mặt mua bánh Trung thu cho nhân viên: Cần lưu ý gì về chi phí hợp lệ theo Thuế TPHCM?

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn hỗ trợ tiền mặt cho người lao động dịp Tết Trung thu nhưng còn băn khoăn về hồ sơ hạch toán và điều kiện trừ thuế thu nhập doanh nghiệp.

Dù phải gần hai tháng nữa mới tới Tết Trung thu 2026, thị trường bánh đã khởi động sớm khi hàng loạt cửa hàng và đơn vị sản xuất chủ động chào bán, nhận đơn đặt hàng trước, trong đó nhóm khách hàng doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không nhỏ.

Theo quan sát, khá nhiều đơn vị đã áp dụng chính sách chăm lo cho người lao động bằng cách hỗ trợ kinh phí mua bánh trung thu như một khoản phúc lợi tập thể. Dẫu vậy, phương án phát tiền mặt trực tiếp cho quy mô nhân sự lớn đang mang lại không ít vướng mắc trong việc ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế.

Nội dung thắc mắc nói trên đã được các đơn vị đem ra trao đổi trực tiếp để nghe giải đáp từ cơ quan chuyên môn tại Hội nghị Đối thoại Doanh nghiệp - Chính quyền TPHCM với chủ đề “Tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong thực thi chính sách thuế”, do Thuế TPHCM phối hợp cùng Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TPHCM (ITPC) tổ chức vào ngày 24/7.

Quy định về hạch toán chi phí hợp lệ khi chi tiền mặt hỗ trợ nhân viên

Thắc mắc về tính pháp lý của khoản chi phúc lợi quy mô lớn

Đặt vấn đề tại hội nghị, người đại diện Công ty cổ phần Cấp nước Nhà Bè viện dẫn quy định pháp luật hiện hành: những giao dịch phát sinh từ 5 triệu đồng trở lên phải sở hữu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được công nhận là chi phí được trừ lúc xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Từ quy định này, đại diện công ty đặt bài toán: nếu đơn vị trao tiền mặt trực tiếp cho 300 nhân sự (mỗi cá nhân nhận 1 triệu đồng để tự mua bánh trung thu, tổng số tiền chi ra là 300 triệu đồng) và có danh sách ký nhận đầy đủ, thì tổng hạn mức 300 triệu đồng nêu trên có đủ điều kiện coi là chi phí hợp lệ hay không?

Hoạt động rao bán bánh trung thu nhận đặt trước diễn ra nhộn nhịp sớm trên nền tảng mạng xã hội (Ảnh chụp màn hình)

Cơ quan thuế hướng dẫn nguyên tắc lập hồ sơ và chứng từ

Trả lời thắc mắc của đơn vị, ông Hoàng Xuân Nam, giữ chức Phó trưởng phòng quản lý hỗ trợ doanh nghiệp số 4 thuộc Thuế TPHCM, nhấn mạnh gốc rễ vấn đề nằm ở việc phân tách từng lần chi tới từng cá nhân cụ thể. Trong kịch bản doanh nghiệp phát tiền tận tay từng người lao động, với mức 1 triệu đồng/người đi kèm chữ ký nhận chi tiết, từng giao dịch sẽ được xem xét độc lập theo quy mô từng nhân sự.

Nhờ từng khoản chi lẻ này đều nằm dưới mốc giới hạn 5 triệu đồng, doanh nghiệp không bắt buộc phải thông qua phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Trái lại, nếu cơ quan, tổ chức tiến hành chi gộp chung cho toàn thể cán bộ nhân viên thông qua một chứng từ duy nhất (chẳng hạn xuất duy nhất một phiếu chi trị giá 300 triệu đồng), giao dịch sẽ bị quy thành một khoản chi trọn gói vượt quá 5 triệu đồng. Khi ấy, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đúng quy định.

Xét ở góc độ nghiệp vụ kế toán, phía Thuế TPHCM nhắc nhở doanh nghiệp tuyệt đối không được phát hành một phiếu chi 300 triệu đồng mà bỏ trống thông tin đại diện nhận tiền. Phương án chuẩn xác là xây dựng bảng danh sách kê khai chi tiết từng người thụ hưởng và thu thập chữ ký nhận đầy đủ để làm minh chứng pháp lý hợp lệ.

Quang cảnh đông đảo đại diện các đơn vị tham gia sự kiện đối thoại gỡ vướng chính sách thuế tại TPHCM (Ảnh: ITPC).

Tháo gỡ chính sách ưu đãi thuế cho nhân lực công nghệ cao

Thực trạng băn khoăn về quy trình miễn thuế thu nhập cá nhân

Cũng trong khuôn khổ sự kiện, đại diện Công ty TNHH Thiết kế Renesas Việt Nam — doanh nghiệp chuyên về nghiên cứu, phát triển, thiết kế chip với tỷ lệ xuất khẩu đạt 100% — đã bày tỏ thắc mắc về cơ chế miễn thuế thu nhập cá nhân dành riêng cho lực lượng lao động trình độ cao.

Doanh nghiệp chia sẻ rằng phần lớn trong quy mô hơn 1.000 kỹ sư của đơn vị đều đạt các tiêu chí nhân lực công nghệ cao. Dẫu vậy, công ty vẫn chưa rõ trình tự triển khai: liệu có thể chủ động áp dụng miễn thuế ngay từ khâu chi trả thu nhập, hay phải khấu trừ trước rồi để người lao động tự quyết toán hoàn thuế sau, hoặc doanh nghiệp sẽ đứng ra làm hồ sơ đề nghị miễn thuế cho nhân viên.

Căn cứ pháp lý và trách nhiệm thực hiện của doanh nghiệp

Trực tiếp giải đáp nội dung này, bà Phạm Thị Thanh Phượng, Phó trưởng phòng quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp số 1 thuộc Thuế TPHCM, viện dẫn quy định từ Nghị định số 253/2026/NĐ-CP của Chính phủ (văn bản quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026). Theo đó, nhân lực công nghệ cao thuộc diện được miễn thuế thu nhập cá nhân trong thời hạn 5 năm đối với các khoản thu nhập xuất phát từ tiền lương, tiền công.

Để xác định chuẩn xác đối tượng nhân lực công nghệ cao, doanh nghiệp cần căn cứ chiếu theo các tiêu chuẩn quy định tại Nghị định số 253/2026/NĐ-CP cùng Luật Công nghệ cao làm cơ sở pháp lý...

Vì vậy, tổ chức chi trả thu nhập có nghĩa vụ dựa vào bộ hồ sơ, tài liệu chứng minh do người lao động cung cấp để xác minh, ghi nhận đúng đối tượng thuộc lực lượng nhân lực công nghệ cao, trực tiếp tham gia hoạt động nghiên cứu và phát triển công nghệ cao hoặc công nghệ chiến lược nằm trong danh mục ưu tiên.

Trên cơ sở xác minh đó, doanh nghiệp sẽ tự thực hiện khâu kê khai, quyết toán thuế theo đúng trình tự pháp luật quy định và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của phần thu nhập được miễn thuế.

Cảm ơn quý độc giả đã dành thời gian theo dõi bài viết này. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho công tác quản trị và hạch toán tại đơn vị của bạn; mời bạn tiếp tục đón đọc các bài viết chuyên sâu liên quan ngay bên dưới!